Email Etiket, Aturan dan Praktik Terbaik - Part 2

Belajar bagaimana melakukan komunikasi email yang efektif dan sopan. Email etiket dan praktik terbaik membantu Anda menulis email yang lebih baik untuk bisnis dan penggunaan pribadi.

A+ A-

Ini adalah bagian kedua dari artikel saya di email etiket. Pada bagian pertama dari email etiket saya katakan tentang beberapa aturan dasar dan praktik yang baik dari komunikasi email. Melanjutkan kehidupan yang sama, berikut adalah beberapa poin penting yang harus diingat saat mengirim seseorang pesan email.

  • Ingat, baris subjek email Anda sangat penting. Selalu berusaha untuk memberikan baris subjek logis untuk setiap pesan baru yang Anda kirim. Sebuah baris subjek membantu dalam:
    • Memisahkan pesan Anda dari spam diteruskan lainnya
    • pengambilan keputusan oleh penerima tentang kapan untuk membaca pesan Anda
    • Cari pesan Anda di kemudian hari
  • Jangan mengirim email tanpa subject. Juga, seperti yang saya katakan di atas, Anda tidak harus menggunakan baris subjek jelas.
  • Jika mengirimkan newsletter -kirim hanya untuk mereka yang telah berlangganan dan selalu memberikan "unsubscribe" link.
  • Tidak pernah membuat email yang ditulis oleh orang lain publik. Hal ini tidak hanya sangat kasar tetapi juga pelanggaran hak cipta . Selalu meminta izin penulis sebelum membuat email publik atau berbagi dengan orang lain pilih.
  • Cobalah untuk menjaga email resmi to-the-point dan pendek. Orang saat ini tidak punya waktu untuk membaca teks verbose
  • Sementara membalas email, tulis pesan Anda di bagian atas thread percakapan dan tidak di bawah pesan yang Anda balas. Praktek semacam kadang-kadang membuat penerima berpikir bahwa Anda tidak menulis apapun dari sisi Anda karena mereka mungkin tidak gulir ke bawah . Pastikan, tanda tangan Anda datang antara balasan Anda dan pesan pengirim. Hal ini jelas akan menunjukkan di mana pesan Anda berakhir.

email etiket

  • Jika jawaban Anda hanya perlu menjadi hanya "ya" atau "tidak" -itu lebih baik untuk mengulang pertanyaan Anda menjawab untuk. Daripada hanya menulis "Tidak ada" sesuatu -say seperti "Tidak, maaf tapi aku tidak bisa datang ke teh party hari ini ". Praktek seperti itu, menguap kemungkinan kebingungan. Pentingnya menjadi jelas dan benar-benar tidak ambigu terutama disorot dalam komunikasi radio
  • Jangan gunakan "prioritas tinggi" pilihan itu tidak benar-benar email prioritas tinggi.
  • Membaca email Anda sebelum Anda mengirimkannya . Anda akan menemukan bahwa praktek ini sangat berguna karena Anda akan mengubah banyak hal ketika Anda akan membaca email lagi. Ini akan membuat teks Anda lebih tepat dan jelas
  • Dalam email bisnis, tidak pernah menggunakan singkatan (seperti FYI, BTW) atau emoticon (seperti tersenyum)
  • Hal ini lebih baik untuk mengirim email teks biasa bukan rich text (teks HTML) email. Jika klien email penerima hanya mampu membaca teks biasa -Anda email teks kaya mungkin tidak membaca dengan benar.
  • Jika Anda meneruskan email ke seseorang, Anda harus menyebutkan alasan mengapa Anda berpikir email ini akan menarik penerima.
  • Selalu memberikan email akhir yang tepat dengan "Terima kasih", "Hormat", "Salam" dll
  • Gunakan kecil (max 15-20 kata) kalimat. Email digunakan untuk kalimat komunikasi cepat -panjang mungkin menjadi membingungkan dan meniadakan rasa kecepatan!
  • Sertakan alamat email di "Kepada" bagi mereka yang Anda ingin tanggapan dari. Sertakan alamat di bidang "Cc" bagi mereka yang hanya ingin terus dalam lingkaran.
  • Jika Anda, karena kesalahan, meneruskan email yang ternyata tipuan, mengirim permintaan maaf kepada penerima (s) untuk menyebarkan informasi yang salah. Ini adalah dasar sopan!
  • Sebelum mengirimkan email emosional, tidur di atasnya. Baca lagi keesokan harinya dan lihat apakah Anda masih ingin mengirim apa yang Anda telah menulis hari sebelumnya.
  • Seperti yang saya katakan sebelumnya, spammer menargetkan titik lemah dalam jiwa kita. Jangan dipindahkan oleh email dari seorang anak sekarat atau sesuatu seperti itu. Anda harus terlebih dahulu memastikan keaslian email tersebut. Salah satu cara yang baik adalah dengan menggunakan website seperti snoops.com untuk memverifikasi kebenaran email tersebut.
  • Memberikan tampilan sepintas di Spam / folder Massal sebelum mengosongkan itu. email kadang-kadang non-spam juga mendarat disaring.

Jadi, pembaca yang budiman saya, ini adalah poin yang renyah tentang cara sopan berkomunikasi menggunakan email. Saya akan senang jika Anda dapat menambahkan lebih ke daftar ini email etiket. Silahkan komentar dan biarkan aku tahu saran dan pertanyaan.